Kurz gesagt
- Seit 1.1.2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können.
- Ab 1.1.2027 müssen Sie E-Rechnungen schicken, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag.
- Ab 1.1.2028 gilt die Pflicht für alle Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland.
Die drei Stufen
| Leistung ausgeführt | Was erlaubt ist |
|---|---|
| 2025 und 2026 | E-Rechnung, Papier oder – mit Zustimmung des Kunden – ein anderes elektronisches Format wie PDF. |
| 2027, Gesamtumsatz im Vorjahr bis 800.000 € | Papier oder PDF (mit Zustimmung) bleibt erlaubt. |
| 2027, Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € | E-Rechnung. Ausnahme: EDI-Verfahren mit Zustimmung des Kunden. |
| ab 2028 | E-Rechnung für alle Rechnungen an Unternehmen im Inland. |
Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon jetzt – unabhängig von Umsatz und Rechtsform. Die Übergangsregeln gelten nur für den Versand.
Welcher Umsatz zählt?
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr – und zwar Ihr eigener, also der des Unternehmens, das die Rechnung ausstellt. Für Leistungen im Jahr 2027 kommt es also auf Ihren Gesamtumsatz 2026 an.
Leistung oder Rechnungsdatum?
Das Gesetz knüpft an den Zeitpunkt an, zu dem der Umsatz ausgeführt wurde – nicht an das Rechnungsdatum. Eine Leistung vom Dezember 2027 darf ein kleiner Betrieb also noch als PDF abrechnen, wenn die Rechnung bis zum 31.12.2027 übermittelt wird.
Anzahlungen
Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die Sie zulässig noch auf Papier oder als PDF geschickt haben, müssen nicht nachträglich als E-Rechnung neu erstellt werden – auch wenn Leistung und Zahlung erst später kommen. Das hat das BMF im Schreiben vom 15.10.2026 klargestellt. Mehr dazu im Artikel zum BMF-Schreiben.
Was Sie jetzt tun sollten
- Prüfen Sie, ob Sie E-Rechnungen schon richtig empfangen und lesen können. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach – lesen und prüfen können Sie die Datei aber nur mit passender Software.
- Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung Ihren Gesamtumsatz 2026. Liegt er über 800.000 €, gilt die Pflicht ab dem 1.1.2027.
- Fragen Sie Ihre Kunden, wohin Sie E-Rechnungen schicken sollen.
- Wählen Sie ein Programm, das XRechnung und ZUGFeRD schreibt und vor dem Versand prüft.
So hilft Rechbel
Rechbel schreibt E-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD, prüft sie nach EN 16931 vor dem Festschreiben und zeigt eingehende E-Rechnungen lesbar an. Alle Funktionen
Quellen
- § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregeln
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 2
Diese Seite ersetzt keine Steuerberatung.