Kurz gesagt
- Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 – kein Bild und kein normales PDF.
- XRechnung ist reines XML. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML.
- Bei ZUGFeRD zählt der XML-Teil. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht.
Was ist eine E-Rechnung?
Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen – oder zwischen Ihnen und Ihrem Kunden vereinbart sein, wenn sich alle Pflichtangaben daraus richtig und vollständig in ein Norm-Format übertragen lassen.
Alles andere ist eine „sonstige Rechnung“: Papier, ein PDF aus Word, ein Scan, ein Foto.
XRechnung
Die XRechnung ist der deutsche Standard der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Sie besteht nur aus XML-Daten – ein Mensch liest sie mit einem Anzeigeprogramm. Erlaubt sind die beiden Syntaxen UBL 2.1 und UN/CEFACT CII.
Gültig ist derzeit XRechnung 3.0. Laut KoSIT bleibt sie mindestens bis zum 31.07.2027 in Kraft; die Version 4.0 wird für das Frühjahr 2027 erwartet.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF, das ein Mensch wie gewohnt lesen kann, mit eingebetteter XML-Datei für die Software. Umsatzsteuerlich zählt der XML-Teil. Weichen PDF und XML voneinander ab, gehen laut BMF grundsätzlich die Daten im XML vor.
Nicht jedes ZUGFeRD-Profil ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL enthalten nicht alle nötigen Angaben. Geeignet sind zum Beispiel die Profile EN 16931 (früher COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG.
Welches Format wählen?
| Situation | Passendes Format |
|---|---|
| Rechnungen an Behörden des Bundes und vieler Länder | XRechnung – oft über ein Portal mit Leitweg-ID. |
| Rechnungen an Firmenkunden | ZUGFeRD oder XRechnung. ZUGFeRD ist für Kunden ohne Anzeigeprogramm angenehmer. |
| Kunde verlangt ein bestimmtes Format | Das vereinbarte Format – solange es die Norm erfüllt. |
Was in den Datensatz muss
Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach §§ 14 und 14a UStG gehören in den strukturierten Teil. KoSIT und FeRD haben dafür eine Zuordnungstabelle veröffentlicht, die das BMF empfiehlt.
Für die Leistungsbeschreibung heißt das laut BMF-Schreiben vom 15.10.2026: Art, Umfang, Gehalt und gegebenenfalls Ort der Leistung müssen so eindeutig im Datensatz stehen, dass sich daraus Steuersatz und Vorsteuerabzug prüfen lassen. Nicht jedes Detail muss hinein – Stundennachweise zum Beispiel dürfen als eingebetteter Anhang mitgehen.
Fehler in der Datei
Das BMF unterscheidet zwei Arten von Fehlern:
- Formatfehler: Die Datei entspricht nicht dem Format. Dann liegt keine E-Rechnung vor.
- Geschäftsregelfehler: Die Datei verletzt eine Rechenregel oder Prüfregel der Norm. Umsatzsteuerlich bleibt sie grundsätzlich eine E-Rechnung – sie ist aber nur ordnungsgemäß, wenn alle Pflichtangaben richtig und vollständig sind.
Technisch lehnt die Software Ihres Kunden eine Datei mit Geschäftsregelfehler trotzdem oft ab. Deshalb lohnt es sich, jede Rechnung vor dem Versand zu prüfen.
So hilft Rechbel
Rechbel schreibt ZUGFeRD und XRechnung in UBL und CII und prüft jede Rechnung vor dem Festschreiben gegen die Regeln der EN 16931. Eingehende Dateien zeigt es lesbar an und erklärt Fehler verständlich. Rechnungen schreiben
Quellen
- § 14 Abs. 1 UStG – Begriff der elektronischen Rechnung
- BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 8–14 und 22–23
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024, BStBl I S. 1320 – Formate und ZUGFeRD-Profile
- KoSIT: XRechnung – Versionen und Syntaxen
Diese Seite ersetzt keine Steuerberatung. ZUGFeRD ist eine Marke des FeRD e. V.