Neu: das BMF-Schreiben vom 15.10.2026.

Fristen

Das Schreiben ergänzt die Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025. Die gesetzlichen Fristen aus § 27 Abs. 38 UStG ändern sich nicht. Die neuen Vorgaben gelten für Umsätze ab 2025; wer bis zum 31.12.2026 E-Rechnungen nach den älteren Schreiben ausstellt, bekommt keine Probleme – auch beim Vorsteuerabzug nicht.

Anzahlungen und Endrechnungen

• Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor Ihrer Pflicht zulässig als Papier oder PDF gingen, müssen nicht neu als E-Rechnung ausgestellt werden (Rn. 2).
• In der Endrechnung dürfen die schon gezahlten Teilbeträge bis zum 30.06.2030 als Summe im Feld „Paid amount“ (BT-113) stehen, die Einzelheiten im Freitext (BT-22) – oder in einem eingebetteten Anhang (Rn. 3–4).

Leistungsbeschreibung

Art, Umfang, Gehalt und gegebenenfalls Ort der Leistung müssen so eindeutig im strukturierten Teil stehen, dass sich Steuersatz, Leistungsort und Vorsteuerabzug prüfen lassen (Rn. 10–12). Jedes Detail muss nicht hinein. Ergänzungen wie Stundennachweise dürfen als eingebetteter Anhang mitgehen, zum Beispiel als PDF.

Bauleistungen

Das Leistungsverzeichnis passt technisch noch nicht in den Datensatz der EN 16931. Deshalb reicht im strukturierten Teil derzeit eine Aufstellung nach Gewerken mit Summen. Die ausführliche Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis muss dann als lesbarer, eingebetteter Anhang mitgehen, auf den der Datensatz eindeutig verweist. Zusätzlich darf das Leistungsverzeichnis zum Beispiel als GAEB-Datei mitgeschickt werden (Rn. 13–14).

Rabatte, Boni, Skonti

Vereinbarte Entgeltminderungen müssen in der Rechnung stehen. Gibt es eine schriftliche Vereinbarung, genügt ein allgemeiner Hinweis darauf, wenn die Unterlagen schnell vorgelegt werden können. Ändert sich die Vereinbarung nach der Rechnung, muss die Rechnung nicht berichtigt werden (Rn. 15–16).

Bruttopreise

Die Norm rechnet vom Nettobetrag aus. Bei Bruttopreisen – etwa bei preisgebundenen Büchern – entstehen dadurch Rundungsdifferenzen. Für XRechnung und ZUGFeRD gibt es noch kein Brutto-Format. Bis zum 31.12.2027 reicht es deshalb, im Datensatz nur die Summen je Steuersatz anzugeben, wenn die Einzelpositionen in einem lesbaren Anhang stehen (Rn. 17–19).

Berichtigungen

Besteht die Pflicht zur E-Rechnung, muss auch die Berichtigung eine E-Rechnung sein. Welcher Rechnungstyp für welche Art der Korrektur gilt, ist technisch noch nicht festgelegt. Bis dahin ist jede taugliche Art erlaubt, solange sich aus ursprünglicher Rechnung und Berichtigung zusammen eindeutig ergibt, was gilt (Rn. 20–21). Nach vorheriger Vereinbarung darf der Kunde die Berichtigung auch als Gutschrift ausstellen.

Geschäftsregelfehler

Verletzt eine Datei eine Prüfregel der Norm, ist sie umsatzsteuerlich trotzdem grundsätzlich eine E-Rechnung. Ordnungsgemäß ist sie, wenn alle Pflichtangaben nach §§ 14 und 14a UStG richtig und vollständig sind. Die technische Sicht – nach der eine solche Datei keine Norm-Rechnung ist – zählt für die Umsatzsteuer nicht (Rn. 22–23). Die Software Ihres Kunden kann sie trotzdem ablehnen.

Bußgeld?

Wer eine sonstige Rechnung schickt, obwohl eine E-Rechnung Pflicht wäre, begeht damit keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG (Rn. 28). Die Pflicht bleibt trotzdem bestehen. Klären Sie mögliche Folgen für den Vorsteuerabzug Ihrer Kunden mit Ihrer Steuerberatung.