Richtig aufbewahren.

Wie lange?

Seit 2025 gilt für Rechnungen und Buchungsbelege eine Frist von acht Jahren (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO). Früher waren es zehn. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die neue Frist gilt auch für ältere Rechnungen, deren Frist am 31.12.2024 noch lief.

Wichtig: Die Frist endet nicht, solange die Rechnung für eine Steuer von Bedeutung ist, deren Festsetzungsfrist noch läuft – etwa bei einer offenen Betriebsprüfung. Bücher, Jahresabschlüsse und Bilanzen bleiben bei zehn Jahren.

In welcher Form?

Eine E-Rechnung bewahren Sie in der Form auf, in der Sie sie bekommen oder verschickt haben – elektronisch. Ein Ausdruck ersetzt sie nicht. Umgekehrt dürfen Sie Papierrechnungen einscannen und digital aufbewahren, wenn das Verfahren dokumentiert ist.

XML oder PDF?

Seit der Änderung der GoBD durch das BMF-Schreiben vom 14.07.2025 gilt: Bei einer E-Rechnung genügt es, den strukturierten Teil – also die XML-Datei – aufzubewahren. Bei ZUGFeRD müssen Sie das PDF nur zusätzlich behalten, wenn es steuerlich wichtige Angaben enthält, die nicht im XML stehen, zum Beispiel Buchungsvermerke.

Was das Archiv können muss

• Unveränderbar: Nachträgliche Änderungen dürfen nicht unbemerkt möglich sein.
• Vollständig und geordnet: Jede Rechnung ist da und wiederzufinden.
• Jederzeit lesbar: Für die ganze Frist, auch wenn ein Programm wechselt.
• Maschinell auswertbar: Die Finanzverwaltung kann bei einer Prüfung die Daten anfordern.
• Gesichert: Gegen Verlust, zum Beispiel durch regelmäßige Sicherungen.

Ein E-Mail-Postfach allein erfüllt das meist nicht: Mails lassen sich löschen, und das Postfach ist oft nicht dauerhaft gesichert.

Verfahrensdokumentation

Die GoBD verlangen für jedes Datenverarbeitungssystem eine Verfahrensdokumentation (GoBD, Rz. 151 ff.). Sie beschreibt, wie Belege bei Ihnen ankommen, verarbeitet, gebucht und aufbewahrt werden. Sie besteht in der Regel aus vier Teilen:

1. Allgemeine Beschreibung: Was passiert in Ihrem Betrieb mit Rechnungen, wer ist zuständig?
2. Anwenderdokumentation: Wie arbeiten Ihre Leute mit dem Programm?
3. Technische Systemdokumentation: Welche Programme und Geräte nutzen Sie?
4. Betriebsdokumentation: Wie sichern Sie die Daten, wer hat Zugriff, was passiert bei einem Ausfall?

Änderungen am Verfahren werden mit Datum festgehalten. Die Verfahrensdokumentation schreibt Ihr Betrieb selbst – Ihre Steuerberatung hilft dabei.

Gibt es ein GoBD-Zertifikat?

Nein. Ein amtliches GoBD-Zertifikat für Software gibt es nicht. Ob die Buchführung ordnungsgemäß ist, hängt immer vom ganzen Verfahren im Betrieb ab – nicht nur vom Programm. Prüfberichte von Wirtschaftsprüfern können helfen, ersetzen aber Ihre Verfahrensdokumentation nicht.