Kurz gesagt
- Rechnungen an Privatkunden und Rechnungen bis 250 € brutto dürfen weiter auf Papier oder als PDF gehen.
- Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen schicken.
- Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen können – ohne Ausnahme.
Privatkunden
Die Pflicht gilt nur für Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Rechnungen an Verbraucher sind davon nicht betroffen. Ein PDF an Privatkunden bleibt also möglich.
Wissen Sie nicht, ob ein Kunde Unternehmer ist? Wer das mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen konnte, dem wird ein Verstoß nicht vorgeworfen. Bei Dauerverträgen mit vielen Kunden reicht es, das zu Beginn oder bei Vertragsänderung zu klären.
Kleinbeträge bis 250 €
Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 € nicht übersteigt, darf immer als sonstige Rechnung übermittelt werden – also auf Papier oder als PDF (§ 33 UStDV). Gemeint ist der Betrag einschließlich Umsatzsteuer.
Fahrausweise
Fahrausweise, die als Rechnung gelten – etwa Bahn- oder Busfahrkarten –, sind ebenfalls ausgenommen (§ 34 UStDV).
Kleinunternehmer
Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, darf seine Rechnungen immer als sonstige Rechnung schicken (§ 34a UStDV). Eine E-Rechnung ist trotzdem erlaubt.
Steuerfreie Umsätze
Für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind – zum Beispiel viele Leistungen von Ärzten, Banken oder Versicherungen und die Vermietung von Wohnraum –, besteht schon keine Pflicht, überhaupt eine Rechnung auszustellen. Dann gibt es auch keine E-Rechnungspflicht.
Kunden im Ausland
Die Pflicht greift nur, wenn beide Unternehmen im Inland ansässig sind – mit Sitz, Geschäftsleitung oder einer am Umsatz beteiligten Betriebsstätte. Rechnungen an Kunden im Ausland fallen nicht darunter.
Behörden und Gebührenbescheide
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten zusätzlich eigene Regeln, beim Bund zum Beispiel die E-Rechnungsverordnung (ERechV) seit dem 27.11.2020. Gibt es Unterschiede, ist die strengere Vorschrift maßgeblich.
Bescheide über öffentlich-rechtliche Abgaben, die zugleich eine Rechnung sind, dürfen bis zum 30.06.2030 noch als sonstige Rechnung ergehen.
Empfang: keine Ausnahme
Alle Ausnahmen betreffen nur den Versand. Empfangen und verarbeiten müssen Sie E-Rechnungen seit dem 1.1.2025 – auch als Kleinunternehmer und auch, wenn Sie selbst nur Kleinbeträge abrechnen.
So hilft Rechbel
Rechbel nimmt E-Rechnungen an, zeigt sie lesbar an und prüft sie. Für Privatkunden und Kleinbeträge erstellen Sie einfach ein normales PDF. Empfangen und prüfen
Quellen
- § 14 Abs. 2 UStG – Pflicht zur Rechnung und zur E-Rechnung
- § 33 UStDV – Kleinbetragsrechnungen
- § 34 UStDV – Fahrausweise
- § 34a UStDV – Kleinunternehmer
- BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 5–6 und 24–27
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